Verwaltung bei Dlubal Software

Das Verwaltungsteam sorgt dafür, dass hinter den Kulissen alles reibungslos läuft, egal ob es um Kundenanfragen, Rechnungen oder die Unterstützung von Universitäten geht. Wir sind die Schnittstelle zwischen Kunden, Kollegen und allen Dlubal-Standorten weltweit. Wir arbeiten digital, effizient und mit Leidenschaft.

STELLENANGEBOTE ANZEIGEN

Verwaltung | Unsere Aufgaben und Verantwortlichkeiten | Finanzmanagement und -planung

Ansprechpartner für alle

Unsere Mission ist es, die internen Abläufe bei Dlubal optimal zu begleiten und zu unterstützen. Wenn andere Hilfe brauchen, sind wir zur Stelle – schnell, freundlich und lösungsorientiert. Wir denken mit, handeln vorausschauend und sorgen im Hintergrund für einen reibungslosen Ablauf.

Verwaltung | Unsere Aufgaben und Verantwortlichkeiten | Rechnungswesen und Steuerangelegenheiten

Struktur schaffen, Abläufe verbessern

Als zuverlässige Basis des Unternehmens übernehmen wir täglich Verantwortung – für Kolleginnen und Kollegen ebenso wie für unsere Kundinnen und Kunden. Struktur, Präzision und Teamgeist zeichnen uns aus. Wir hinterfragen Bestehendes, dokumentieren Prozesse und entwickeln sie konsequent weiter.

Verwaltung | Unsere Aufgaben und Verantwortlichkeiten | Betriebsunterstützung und Compliance

Digitalisierung leben

Ob über Standorte hinweg oder im direkten Austausch – unser Arbeitsalltag ist geprägt von aktiver Kommunikation und digitalem Arbeiten. Mit Tools wie NetGenium, Aircall oder Teams halten wir die Verwaltung effizient und zukunftsorientiert. Denn für uns gilt: „Stillstand ist Rückschritt – Let’s rock it!“

330+

Über 330 Mitarbeiter
arbeiten bei Dlubal

50+

Ein interkulturelles Team mit mehr als 50 Nationalitäten

Strategisch verteilte Niederlassungen
auf der ganzen Welt

Ein tolles Team,
das immer zusammenhält

Einblicke in das Verwaltungsteam

„Was ich an meiner Arbeit besonders schätze, sind die abwechslungsreichen Aufgaben und der enge Austausch mit vielen Kollegen. Kein Tag ist wie der andere – und das macht sie so spannend. Wir sorgen hinter den Kulissen dafür, dass alles läuft, und das macht richtig Spaß!“

Julia Baier
Administration Team

Porträt einer Frau mit grauen Haaren und hellblauer Bluse.

„Im Team Administration wird es nie langweilig – wir sind die Schnittstelle zu vielen Bereichen. Die Aufgabenvielfalt, von der Organisation des Tagesgeschäfts bis zur Eventplanung, macht den Job abwechslungsreich. Besonders schätze ich den starken Zusammenhalt im Team.“

Jessica Zimmermann
Administration Team

Administration Team | Jessica Zimmermann

„In der Administration schätze ich die Vielfalt der Aufgaben und den Austausch mit Kollegen an verschiedenen Standorten. Die internationale Kundenbetreuung und Unterstützung bei Webinaren machen meinen Arbeitsalltag abwechslungsreich und spannend.“

Carina Zinnbauer
Administration Team

Carina Zinnbauer, Mitglied des Verwaltungsteams, trägt zur Administration bei.

Mitarbeiter arbeitet an einem Computer in einem modernen Büro, auf den Bildschirm sind Diagramme mit Projektinformationen zu sehen.

Verwaltungsteam | Stimmungsbilder der Teammitglieder | 1

Administrationsteam | Stimmungsaufnahmen der Mitglieder | 2

Administrationsteam | Stimmungsaufnahmen der Mitglieder | 4

Unsere täglichen Tools

Effiziente Prozesse erfordern die richtigen Werkzeuge. Wir setzen auf moderne, digitale Tools, die unsere Arbeit hinter den Kulissen erleichtern – klar strukturiert, zuverlässig und überall einsatzbereit. So bleiben wir flexibel, gut vernetzt und immer einen Schritt voraus.

NetGenium
Aircall
MS Teams
Outlook
Dlubal CRM

Bereiche im Verwaltungsteam

Kommunikationsmanagement

Wir sind die erste Anlaufstelle für interne und externe Anfragen und stellen sicher, dass jede Nachricht schnell und zielgerichtet weitergeleitet wird. Mit klarer Kommunikation sorgen wir für Transparenz und dafür, dass alle relevanten Informationen bei den richtigen Ansprechpartnern landen.

Verwaltung & Organisation

Ob Lizenzverwaltung, Terminplanung oder Dokumentation – unsere administrativen Spezialist*innen behalten den Überblick über zahlreiche Prozesse und Abläufe. Dabei sorgen sie für Ordnung, Struktur und eine lückenlose Nachverfolgung, damit alle Aufgaben effizient abgearbeitet werden können.

Kunden- und Hochschulbetreuung

Unsere Mitarbeitenden sind eng im Austausch mit Studierenden und Hochschulen, um deren Anliegen optimal zu unterstützen. Mit Geduld und Kompetenz begleiten sie die Betreuungsschwerpunkte und schaffen so eine vertrauensvolle Verbindung zwischen Dlubal und seinen Partnern.

Digitales Prozessmanagement & Interne Koordination

Durch die kontinuierliche Pflege und Verbesserung digitaler Tools und Arbeitsabläufe unterstützen wir das Team bei flexibler und effizienter Arbeit. Zusätzlich koordinieren wir intern und agieren als Bindeglied zu anderen Abteilungen und internationalen Standorten, um eine reibungslose Zusammenarbeit zu fördern und den Austausch über alle Ebenen hinweg zu stärken.

Häufig gestellte Fragen

Unser Bewerbungsprozess umfasst mehrere Schritte: Du übermittelst Deine Bewerbungsunterlagen über unsere Website. Innerhalb der nächsten 48 Stunden prüfen wir deine Bewerbung und das HR-Team vereinbart ein telefonisches Erstgespräch. Darauf folgt ein virtuelles Interview mit unserem COO. Im nächsten Schritt laden wir dich zu einem Schnuppertag ein. Es geht nicht nur darum zu sehen, ob du unser Dlubal-Team gut ergänzt. Schließlich möchten wir auch dir die Möglichkeit geben, unsere Unternehmenskultur und Arbeitsbedingungen kennenzulernen.

Ja, denn schließlich wissen wir, wie wichtig Flexibilität ist. Deshalb bieten wir stellenbezogen Homeoffice als Hybrid-Modell an, je nach Aufgabenstellung und Bedarf des Teams.

Selbstverständlich unterstützen wir die kontinuierliche Weiterbildung unserer Mitarbeiter. Auf Udemy und LinkedIn Learning findest du Kurse, Seminare und Schulungen zu verschiedenen relevanten Themen. Wir wirken auch an externen Programmen und Zertifizierungen mit, die dich in deiner fachlichen Weiterentwicklung unterstützen können.

Unsere Unternehmenskultur basiert auf Zusammenarbeit, Innovation und Hilfsbereitschaft. Wir fördern eine offene Kommunikation, Teamwork und den Austausch von Wissen. Zu unseren Werten gehören Integrität, Verantwortung und kontinuierliche Verbesserung.

Typischer Arbeitstag als Mitarbeiter*in der Administration

Jeder Tag im Administrationsteam ist abwechslungsreich – und genau das macht unseren Job so spannend. Wir starten meist mit einem kurzen Check der eingegangenen Anfragen und E-Mails. Danach geht es direkt in die Koordination: Kundenanfragen weiterleiten, Termine abstimmen, Lizenzen freigeben oder neue Aufträge im System anlegen.
Zwischendurch stehen interne Abstimmungen mit Kolleg*innen aus Support, Vertrieb oder den internationalen Standorten auf dem Plan – oft über Microsoft Teams oder direkt im Büro. Dabei behalten wir stets den Überblick über laufende Prozesse und unterstützen überall dort, wo es gerade klemmt.

Im Laufe des Tages bearbeiten wir auch Themen wie Kursfreigaben für Studierende, prüfen Rechnungen oder passen digitale Workflows in unseren Tools an. Unsere Aufgaben sind vielfältig – aber unsere Mission bleibt immer dieselbe: den Betrieb im Hintergrund am Laufen zu halten und unseren Beitrag zum großen Ganzen zu leisten.
Was dabei nie fehlen darf? Teamgeist, gute Laune und der Blick fürs Detail.

Bereit, etwas zu bewegen?

Gestalte die Zukunft des internationalen Familienunternehmens aktiv mit und werde Teil eines großartigen Teams. Suchst du nach neuen Möglichkeiten, deine Karriere voranzutreiben und dich selbst zu verwirklichen, bist du hier goldrichtig!

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